Utnyttja mellanrummen i dina fysiska möten

Bloggstafetten på www.idg.se är ett nedslag i den svenska bloggosfären. Varje bloggare har fått ett specifikt ämne att skriva ett blogginlägg om, och sedan får de skicka vidare stafettpinnen till nästa bloggare. Fredrik Wass var först ut med ämnet Sociala webben 2007. Jag fick följande ämne av Joakim Jardenberg på Mindpark: "Beata for real: varför behövs fysiska möten och stora konferenser i en tid av ständigt uppkopplad dialog och aldrig sinande informationsflöden?"

Här är mitt svar (Ursprungligen publicerad på IDG.se den 29/12 2007):

Det bästa med konferenser är cocktail-timmarna innan middagen, ”mellanrummet” mellan de organiserade programpunkterna. Ibland följer samtalet temat från konferensen, ibland förrirrar det sig ut i oplanerade, associerande och, många gånger, förtroliga diksussioner om musik, kärlek eller eller nåt helt annat. Ett litet gäng bildas som så småningom drar iväg på middag. Kontakter blir till bekanta som blir till vänner, som blir till ny energi och nya idéer (inklusive obligatoriskt Facebook:ande). Det är för de här nya jobbvännernas skull man går på stora konferenser. Det är därför de bra konferenserna alltid är två eller tre dagar i schyssta lokaler; för att man ska hinna med trängseln vid baren och många andra sorters ”mellanrum”.
För visst lägger vi för mycket tid på fysiska möten! Vi har dator, mobiltelefon med bildsamtal, Skype, e-post, uppkopplade kalendrar, virtuella mötesrum och massor av andra hjälpmedel. Ändå ägnar vi minst lika mycket tid åt möten, om inte mer, som tidigare. Ännu konstigare är att ju mindre bekant vi är med någon, desto mindre ”närvarande” kommunikationssätt använder vi. Fysiska möten är ju fantastiska för att snabbt lära känna en persons alla sidor och behov. Men den typen av möten "slösar" vi bort på de närmaste kollegorna och kontakter vi redan känner. När det borde vara tvärtom.
Vi skulle experimentera mycket mer med digitala mötesformer för att förstå hur de bäst ska utformas. Behoven ser annorlunda ut om det är två grupper framför varsin datorskärm som diskuterar en designskiss än om det är 1000 uppkopplade personer som deltar i en gemensam forskningskonferens. Virtuella miljöer, videokonferenser eller chat funkar jättebra för de flesta möten. Problemet kan vara att de blir för fokuserade, att man glömmer de sociala behoven och ”mellanrummen” där mer spontana diskussioner uppstår. Ju mer behov du har av att bara ”hänga runt”, desto mer synkron och närvarande måste mötesformen vara. Sociala media som Facebook eller e-post kan aldrig fylla den funktionen.
Möten IRL (in real life) kan kanske upplevas som mer ärliga eftersom det inte går att gömma sig bakom en snygg avatar eller rapp dialog. Mer taktil kommunikation som beröring och gester försvinner också. Men det är nog en tidsfråga innan det är löst rent tekniskt.
Så varför hålls det så många möten och konferenser IRL? Det enklaste svaret är väl att folk är ovana vid den "nya" tekniken. Man säger att det är bäst att träffas över en kopp kaffe eftersom man inte vet hur ett videosamtal funkar. Det finns en felaktig uppfattning om fysiska mötets överlägsenhet. Jämför med vad banken Western Union sa i ett internt PM 1876: ”Tlefonen har alldeles för många nackdelar för att kunna tas på allvar som ett medel för kommunikation. Den är helt värdelös för oss.”
Ett elakt svar är att många människor gillar att resa och inte gärna vill avstå från sina eurobonuspoäng. Och så är ölen lite godare i Real Life än i Second Life.